Als technisch dienstverlener beheert SPIE vanuit haar divisie Building Solutions het onderhoud van een breed scala aan gebouwen in Nederland: van kantoren en zorginstellingen tot scholen en andere complexe vastgoedomgevingen. Een betrouwbare uitwisseling van correctieve meldingen tussen opdrachtgevers en SPIE is daarbij cruciaal. Om die uitwisseling toekomstbestendig te maken, koos SPIE voor een samenwerking met Datarotonde. Robin de Boer, IT projectmanager bij SPIE vertelt hoe die samenwerking eruitziet.

De uitdaging: groeiende eisen vanuit opdrachtgevers

SPIE werkte al met koppelingen tussen klantsystemen en het eigen onderhoudsplatform, maar liep daarbij steeds vaker tegen beperkingen aan. Meldingen konden alleen verwerkt worden als klanten ze actief aanleverden, terwijl steeds meer opdrachtgevers verwachten dat SPIE meldingen zelf uit hun systemen ophaalt.

“Dat konden wij technisch gezien niet” vertelt De Boer.

Daarnaast lag de verantwoordelijkheid voor monitoring en beheer van die koppelingen volledig bij SPIE zelf. Dat was tijdrovend en specialistisch werk, dat verder geprofessionaliseerd moest worden. Er ontstond behoefte aan een oplossing die niet alleen technisch betrouwbaar en solide was, maar ook flexibel genoeg om aan uiteenlopende klantwensen te voldoen.

Een standaardoplossing die meebeweegt

Met Datarotonde vond SPIE een partner die volledig gespecialiseerd is in digitale berichtuitwisseling binnen de onderhoudssector. “Daardoor kunnen wij veel laagdrempeliger en effectiever koppelingen met klanten realiseren,” aldus De Boer.

Een belangrijk voordeel is dat SPIE nu volledig werkt volgens de DICO-standaard, het in de onderhoudssector veelgebruikte format voor het uitwisselen van meldingen, dat steeds vaker door opdrachtgevers wordt geëist. Daarmee voldoet SPIE direct aan informatieveiligheidseisen en kan eenvoudiger gekoppeld worden met klanten.

Ook technisch biedt de oplossing meer mogelijkheden: Datarotonde ondersteunt zowel push als pull, het automatisch versturen van meldingen (push) of het zelf ophalen ervan uit klantsystemen (pull). Dat kon SPIE voorheen niet. “Daardoor kunnen we nu voldoen aan vrijwel iedere klantvraag.”

Sneller aansluiten, minder inspanning

De grootste winst zit volgens de Boer niet alleen in de techniek, maar vooral in de snelheid waarmee nieuwe koppelingen gerealiseerd kunnen worden, omdat daar nu een standaardoplossing voor is. Waar vroeger voor vrijwel iedere nieuwe aansluiting maatwerk nodig was, is het proces nu veel efficiënter.

Dat maakt het ook aantrekkelijker om koppelingen aan te bieden bij kleinere klanten: businesscases die eerder niet rendabel waren, worden nu ineens wel interessant.

Meer controle en betere dienstverlening

Ook op operationeel vlak merkt SPIE de voordelen. Door de monitoring van Datarotonde worden verstoringen sneller gesignaleerd, waardoor SPIE proactief richting klanten kan communiceren voordat zij zelf merken dat er een probleem is. Dat geeft de organisatie meer vertrouwen richting opdrachtgevers.

De Boer: “Wij kunnen in principe altijd ja zeggen op een vraag van de klant. Dat was vroeger wel anders.”

Meer dan een leverancier

Wat minstens zo belangrijk is als de technologie, is de samenwerking. “Ik zie Datarotonde echt als een partnership en niet zozeer als een klant-leverancier relatie,” geeft De Boer aan.

Tijdens de migratie van bestaande koppelingen naar de nieuwe DICO-omgeving dacht Datarotonde actief mee over hoe klanten zo makkelijk mogelijk konden worden overgezet. De Boer geeft aan onder de indruk te zijn van de kennis en kunde van het Datarotonde team: “Ze denken proactief mee en brengen echt expertise mee aan tafel”.

Dit helpt SPIE met het realiseren van hun strategische doelstelling: “Wij willen efficiënter en slimmer werken. Met minder mensen hetzelfde werk doen en medewerkers geen repeterend werk laten uitvoeren, zodat zij juist toegevoegde waarde kunnen leveren. Datarotonde helpt ons om dat mogelijk te maken.”